如何写邮件

确保你的邮件被人阅读并被认真对待

你是否觉得你的收件人并没有如你所愿回答你的问题？或者他们经常漠视你的邮件，漏掉你要表达的重要内容？你确定你发出的邮件都能让收件人留下印象么？

写邮件的时候，只要遵循以下一些简单的原则，你就可以给收件人留下良好的印象，得到你想要的答复。

1.主题栏和标题栏

一般新闻的标题具有两个功能：抓住你的视线；简述大意，这样读者就可以决定是否要继续阅读。而Email的主题栏也必须满足上述两点。仔细选择几个关键词，这样让你的收件人一眼就看到重点。

如果你要写的Email是一长串定期汇报中的一篇，比如每周项目简报，请在标题栏中标注日期。如果你需要收件人答复或立即应对，请加上“请于11月7日前回复”等字样。每个人都不想收到垃圾邮件。如果你的标题栏写的明确清晰，你的邮件被阅读的机会也会大大增加，否则只能错误地沦落到垃圾邮件箱里。

当让，就如同没有标题的新闻是荒唐的，请你也千万不要不设邮件标题。没有标题栏的邮件通常被作为垃圾邮件对待。

糟糕的例子

主题：开会

吉姆你好，

我想提醒你下星期我们有个会。请告诉我你有没有其他问题！

祝好！

马克

这封电子邮件之所以糟糕有以下几个原因。首先，让我们来看标题。正如你所见，标题是“开会”。

为什么这是一个糟糕的标题呢？

这是因为没有提到任何会议的信息。如果你的日程表上排满了会议，你可能会猜想马克说的会到底是哪一个。并且这封邮件没有任何关于会议主题的信息，比如何时何地开会。并且，没有说明任何时间地点的开会邮件，让别人觉得这是垃圾邮件。所以它很可能会被删掉。

这封邮件的语气看起来像是一个友好的提醒，这倒没有错，但是没有说出关键信息。如果吉姆没有听说过任何要开会的事情，或者完全忘记了这事，他还要回复邮件来确认信息。推荐的例子

主题：提醒10月5日10am按期举行例会，讨论PASS方案

吉姆，

你好。

我想通知你我们10月5日，周一，10：00am的会议按期召开。地点在A会议室，我们会讨论新PASS方案。

如果你有任何问题，请致电3024

祝好，

马克

这就可以看出标题栏具体的好处了，收件人甚至都无需打开邮件就可以得到大部分信息。而且这样的标题还可以起到提示的作用，只要收件人打开邮箱就可以看到会议时间和地点。

2.每封邮件一个议题

电子邮件的一个好处就是你不需要支付费用。所以，如果你要交代一堆事务，不如每个内容写一封邮件。

这样，你的收件人就可以依照自己的时间安排回复邮件。有些内容可能只需要一个简短的回复，这样他可以立即回复。而其他的议题可能需要更多和时间和考量。分开写邮件，你会得到更加清晰的回复，也帮助收件人更好地管理他们的邮件。

如果你确实需要将内容都放进一封邮件，因为有可能这些问题彼此相关，请考虑用数字标注你的要点，并且分行，分段落。这样可以让你的观点更加明显，并且让收件人更加愿意逐条回答问题。

对于传统的商业信函，每一封邮件都必须清晰简练，在第一段中表述重点。语句要简短和精炼。文中得涵盖恰当的信息，文字直白，言之有物。

糟糕的例子

主题：销售报告修改

杰姬你好，

谢谢你上周发来的报告。我昨天仔细阅读了报告，我觉得你需要在第二章的销售数据中添加更多具体信息。报告的文笔应该更加正式，因为执行官会阅读你的报告，报告必须显示我们的职业素养和专业素质。

还有，我想告诉你我周五与公关部有一个会议，讨论新的广告活动。11点开始，我会在小会议室召开会议。

请告知你是否能来。

谢谢！

莫妮卡

莫妮卡的标题写得非常清楚，而且她也清晰地表达了她希望杰姬改进的地方。但是她哪里做的欠妥呢？

其实第二段关于会议的内容相当重要，但是她却把它加在一个要求修改报告的邮件里。如果杰姬不立即将会议安排记录在日程表里，她必须要记得在一封题名为“销售报告修改”的邮件里有会议信息，而这多么不符合逻辑。

把这两个信息放在一封邮件里，结果可能是这两件事都被忘记。让我们看一个优秀的例子：

优秀的案例：

主题：销售报告修改

杰姬你好，

谢谢你上周发来的报告。我昨天仔细阅读了报告，我觉得你需要在第二章的销售数据中添加更多具体信息。报告的文笔应该更加正式，因为执行官会阅读你的报告，报告必须显示我们的职业素养和专业素质。

谢谢你的努力

莫妮卡

主题：周五10/9, 11am 公关部门会议

还有，我想告诉你我周五与公关部有一个会议，讨论新的广告活动。11点开始，我会在小会议室召开会议。请告知你是否能来。

谢谢！

莫妮卡

把两个邮件分开，杰姬可以更加快速地找到她要处理的邮件。

同时，杰姬还可以更好地管理她的邮件，只要她修改好了报告，她就可以删除这封邮件，但是留着提醒本周末开会的那封邮件。

3.明确你想要的回复

确保一定要在邮件中告知你想要的答复，比如电话，或者开会。然后，附上你的联系方式，包括你的姓名、职务和电话号码。就算是公司内部邮件也要附上相关信息。如果你给收件人提供方便的联系方式，他们回复的可能性就更大。

糟糕的例子

主题：企划

林，

你收到我上周发出的企划书了么？我没有收到你的回复。

你能打电话来，我们讨论以下么？

谢谢！

彼得

这封邮件漏掉了许多重要信息。

首先邮件里没有提到企划的具体内容。如果林收到了好几封企划呢？或者彼得使用邮寄，还不是电子邮件呢？

还有，作者并没有告诉林如何跟他联系。他的办公室电话号码，手机号码，商业联系信息，这些林都必须自己查找。

并且，他并没有在邮件署名时给出自己的全名和职位。

优秀的案例：

主题：核查是否收到景观建设的企划

亲爱的林，

我想问你上周收到我们关于景观建设的企划书了么，我附在邮件附件里。我没有收到你的回复。

你能在周四前给我电话，我们可以讨论以下么？周四我们的促销活动就要结束，我想确保你不错过机会。

最好打我的移动电话。

谢谢！

彼得舒尔 欧文

佳美景观设计公司

555.135.4598 (office)

555.135.2929 (cell)

彼得现在给了林所有她必须知道的信息。她知道彼得上周用电子邮件方式发出了企划书，并且希望她在周四前回复，并且联系他的移动电话。

更重要的是彼得附上了他的职务，这样林就知道她要打交道的人是谁，联系方式是什么。标题使用内容缩写EOM

如果你只要发出一个简短的讯息，你可以使用缩写方式EOM （End Of Message）技巧。

你可以把所有信息放在标题栏里，用EOM结尾。看到EOM字样，收件人就知道不需要打开邮件看具体内容，所有信息都在标题栏里了。

例子：

主题：10/5 开会, 10am, Ａ会议室, 关于Pass,EOM

4.做个好的回信者

经常检查邮箱并且回复邮件。这虽然是个礼节性问题，但是也会让他人更加迅速地回复你的邮件。如果你收到一封细节繁复的邮件，暂时没有时间回复，请简短回复发信人你收到邮件，但是需要时间更好地答复他。

若要离开公司出差，请提前设定外出邮件自动回复，通知发件人。

内部邮件

内部邮件与其他邮件类似，不能特别随意。记住这些邮件也有可能被打印出来给其他人阅读，所以请注意拼写，并且少用俗语和俚语。</P< p>